Compliance

Ein rechtskonformes Verhalten und die Prävention von Gesetzes- und Regelverstößen sind ein wesentlicher Bestandteil für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens. Die Nichteinhaltung von Gesetzen, Richtlinien oder Kodizes kann eine persönliche Haftung (zum Beispiel Schadensersatzforderungen und strafrechtliche Konsequenzen) für einzelne Mitarbeiter:innen oder die Organmitglieder der REWE Group nach sich ziehen und zu Reputationsverlusten führen. Für ein Handels- und Touristikunternehmen bestehen besondere Compliance-Risiken in der Preisabsprache, der Ausnutzung von Marktmacht im Verhalten gegenüber Lieferanten und in der persönlichen Vorteilsnahme.

Grundsätze

Integrität und Fairness im Geschäftsverkehr und im Umgang miteinander sind als wichtige Grundwerte im Leitbild der REWE Group verankert. Mit dem Verhaltenskodex der REWE Group hat das Unternehmen zudem Verhaltensstandards definiert, die für alle im Namen der REWE Group tätigen Mitarbeiter:innen – einschließlich Führungskräften sowie Geschäftsleitung – verpflichtend sind.

Verantwortlichkeit

Im Februar 2009 hat die REWE Group eine:n Chief Compliance Officer berufen und seit Juni 2010 bündelt und koordiniert der Zentralbereich Governance & Compliance die Aktivitäten der REWE Group. Diesem stehen in den jeweiligen Geschäftseinheiten und Landesgesellschaften dezentrale Compliance Officer als kompetente Ansprechpartner:innen zur Verfügung. Als Bestandteil des Compliance- Management-Systems (CMS) der REWE Group wurden diverse Verhaltensrichtlinien für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen implementiert sowie ein externer Ombudsmann bestellt.

Ziel

Das CMS verfolgt das Ziel, Verstößen gegen gesetzliche und unternehmensinterne Regelungen vorzubeugen und dadurch Schaden vom Unternehmen sowie die persönliche Haftung von Unternehmensorganen und Mitarbeiter:innen abzuwenden. Das CMS fokussiert sich auf rund 120 Gesellschaften der REWE Group, die nach bestimmten Kriterien wie Umsatzgröße und Mitarbeiteranzahl ausgewählt werden. Damit wird ein hoher Abdeckungsgrad erreicht. Zukäufe werden sukzessive in das CMS integriert. So wurde 2021 mit der Integration der Lekkerland Gruppe als neuem Geschäftsfeld Convenience in die Compliance-Prozesse der REWE Group begonnen. Die Eingliederung soll 2022 abgeschlossen werden.

Umsetzung

Im Rahmen eines effizienten CMS, angelehnt an den Standard IDW PS 980, hat die REWE Group ein Compliance-Programm aufgestellt, das eine Vielzahl von präventiven Maßnahmen umfasst – dazu zählen Risk-Assessments, Schulungen und Beratungen. 2015 wurde das CMS einem externen Readiness-Check durch eine anerkannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unterzogen. Infolgedessen wird seit 2016 eine Prüfung des CMS nach dem anerkannten Prüfungsstandard (PS 980) des IDW vorbereitet. Ziel der Prüfung ist die kontinuierliche Verbesserung des bestehenden Systems. Hierzu wurden bis Ende 2018 Prozesse und Arbeitspakete erarbeitet und implementiert. Ressourcenbedingt und aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie konnten einzelne der definierten Arbeitspakete 2021 nicht konzernweit umgesetzt werden. Daher verzögert sich die Durchführung der Angemessenheitsprüfung als zweite Zertifizierungsstufe für die im Compliance-Scope befindlichen Gesellschaften.

Seit 2016 verantwortet der Zentralbereich Governance & Compliance das Konzern-Richtlinienmanagement der REWE Group. Dafür wurde ein unternehmensweiter Prozess implementiert. Alle Compliance-relevanten Konzernrichtlinien sind in einem interaktiven IT-Tool für sämtliche Mitarbeiter:innen zugänglich. Sie werden über alle Änderungen und Neuerungen zu relevanten Konzernrichtlinien unter anderem über das Intranet informiert.

Mithilfe eines IT-gestützten Tools werden für die gesamte REWE Group (national wie international) Korruptionsrisiken systematisch erfasst und bewertet. Es bezieht inländische sowie ausländische Betriebsstätten mit ein. So werden 100 Prozent der im Compliance-Scope befindlichen Betriebsstätten geprüft. Auf Basis der erfassten und bewerteten Risiken werden entsprechende Maßnahmen abgeleitet. Als wesentliches Korruptionsrisiko wurde die „Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr“ identifiziert.

Die Rahmenbedingungen, Richtlinien und Prozesse für ein konzerneinheitliches Risikomanagement bezüglich der Compliance-Risiken Kartellverstöße und Korruption werden durch den Zentralbereich Governance & Compliance geschaffen. Seit 2011 werden jährliche Compliance-Risikoanalysen durchgeführt und geeignete Maßnahmen zur Risikosteuerung entwickelt und implementiert. Im Zuge des Integrationsprojekts Governance Risk & Compliance (GRC) werden die Geschäftsbetriebs- und die Compliance-Risiken gemeinsam erhoben, einheitlich bewertet und in eine gruppenweite Systemlösung überführt (für weitere Informationen zum Risikomanagement siehe auch den kombinierten Lagebericht für das Geschäftsjahr 2021, Seite 24–30).

Für alle Verwaltungsmitarbeiter:innen in den Geschäftsbereichen mit Learning- Management-System gibt es das verpflichtende E-Learning „Compliance Basics“. Es schult zum richtigen Umgang mit Zuwendungen (Antikorruption). Ergänzt wird dieser Kurs durch ein weiteres E-Learning-Modul zum Thema Ethik, das im Wesentlichen die Inhalte des REWE Group Verhaltenskodex und den Umgang mit Compliance-Hinweisen schult. Für beide Kurse wurde zudem ein Wiederholungsformat implementiert, um die Auffrischung des vermittelten Wissens sicherzustellen. Die Einführung wurde 2020 sukzessive und in mehreren Sprachen angestoßen und erfolgreich zum Jahresende vollendet. Alle Module sind seither gruppenweit auf den jeweiligen Learning-Management-Systemen verfügbar. In kleineren Gesellschaften, die bisher nicht an ein Learning-Management-System angeschlossen sind, sind die zuständigen Compliance-Bereiche verpflichtet, den Verwaltungsmitarbeiter:innen die Inhalte der E-Learnings mittels einer Präsenzschulung zu vermitteln oder auf anderem geeigneten Weg zur Verfügung zu stellen.

Die Schulungen adressieren Führungskräfte und Mitarbeiter:innen auf Basis eines risikoorientierten Ansatzes gleichermaßen. Darüber hinaus wurden im Berichtsjahr gezielt Kurse – aufgrund der Corona-Pandemie größtenteils in Form von E-Learnings – und Workshops durchgeführt, in denen Mitarbeiter:innen auch fachspezifisch ein Compliance-konformes Verhalten vermittelt wurde. Auf diese Weise kann über einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren eine Abdeckung der Wissensvermittlung an nahezu alle relevanten Mitarbeiter:innen erzielt werden.

Die REWE Group informiert auf ihrer Website zum Thema Compliance, insbesondere zum Hinweismanagement, und stellt den Verhaltenskodex zum Download bereit. Allen Mitarbeiter:innen der REWE Group stehen darüber hinaus wesentliche Compliance-Informationen über das Intranet zur Verfügung.

In jedem Geschäftsfeld der REWE Group stehen allen Mitarbeiter:innen bei Compliance-Fragen dezentrale Compliance Officer (DCO) gemeinsam mit den Compliance-Delegierten zur Verfügung. Gleiches gilt für den Zentralbereich Governance & Compliance. Alle Beschäftigten der REWE Group haben die Möglichkeit, sich bei Fragen zu Compliance-Themen jederzeit und anonym an diese Ansprechpartner:innen zu wenden. Dies kann schriftlich, per Mail oder über die für diesen Zweck eingerichteten Hotlines erfolgen.

Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben oder interne Regelungen, insbesondere in Bezug auf Korruption, können über ein konzernweites Hinweisgebersystem gemeldet werden. Es dient dazu, ein unternehmensweit einheitliches und transparentes Vorgehen im Umgang mit Compliance-Hinweisen sicherzustellen. Formelle Beschwerden können aber auch an unterschiedliche Bereiche der REWE Group, beispielsweise Management, Compliance, Qualitätsmanagement, Einkauf oder direkt an die Märkte, gerichtet sein.

Sämtliche Mitarbeiter:innen der REWE Group und Dritte – etwa Lieferanten oder Geschäftspartner – können Hinweise an die zuständigen Compliance Officer oder einen externen Ombudsmann melden. Ein Compliance-Hinweis liegt bei einem Verdacht auf eine Straftat, Ordnungswidrigkeit oder einem anderen (auch internen) Regelverstoß vor. Dazu zählen insbesondere Korruptionsvorfälle oder Kartellverstöße.

Kontakte und Telefonnummern sind unter https://www.rewe-group.com/de/unternehmen/compliance zu finden.

Nach der systematischen Erfassung des Hinweises im Compliance-Hinweistool erfolgt eine Zuordnung zum Zentralbereich Governance & Compliance oder dem zuständigen DCO. Anschließend erfolgt die Aufklärung des Sachverhalts, beispielsweise durch die Konzernrevision, die Marktrevision, externe Rechtsanwälte oder die interne Compliance-Organisation. Diese prüfen den Sachverhalt und teilen dem Bereich Governance & Compliance die Ergebnisse beziehungsweise die zu ergreifenden Maßnahmen mit. Deren Umsetzung, zum Beispiel arbeits- oder strafrechtlicher Art, liegt in der Verantwortlichkeit der operativen Einheiten. Nach der Aufklärung erhalten Hinweisgeber:innen eine Bestätigung über den Abschluss. Sofern sich ein Hinweis nicht bestätigt hat, werden alle personenbezogenen Daten im Einklang mit den lokal geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben gelöscht.

Für 2022 ist zudem die Einführung eines konzernweiten webbasierten Meldekanals geplant, der sowohl von Mitarbeiter:innen als auch Dritten genutzt werden kann, um Compliance-Hinweise mitzuteilen. Die Benachrichtigung kann auf Wunsch anonym erfolgen. Über eine Postfachfunktion seitens der Compliance-Organisation wird es dennoch möglich sein, mit Hinweisgeber:innen zu kommunizieren. Die Einführung dieses digitalen Meldekanals soll insbesondere auch der vollständigen Umsetzung der zu erwartenden Anforderungen aus der Richtlinie (EU) 2019/1937 vom 23.10.2019 (sogenannte Whistleblowing-Richtlinie) dienen. Deren Überführung in deutsches Recht steht zum Berichtszeitpunkt noch aus.

Im Jahr 2021 gingen im Compliance-Bereich sieben Hinweise auf Korruption ein. Bei bestätigten Verstößen werden grundsätzlich Sanktionsmaßnahmen ergriffen. Beispielsweise wird bei Korruptionsverstößen von Geschäftspartnern die Beendigung der Vertragsbeziehung eingeleitet. Die REWE Group hat sich im Rahmen ihres Hinweismanagementsystems dazu verpflichtet, die Identität von Hinweisgeber:innen und Betroffenen zu schützen. So sind umfassende Angaben zu den Betroffenen sowie zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen aus Datenschutzgründen nicht zulässig, weil sie zu Rückschlüssen bezüglich personenbezogener Daten führen können.

Zusammen mit den dezentralen Compliance Officern führt der Zentralbereich Governance & Compliance in regelmäßigen Abständen Workshops durch, um das Compliance-Programm gemeinsam weiterzuentwickeln und präventive Maßnahmen zur Minimierung von Compliance-Risiken zu implementieren.

Die REWE Group berichtet nicht zu Verfahren sowie deren Ergebnissen, da diese Angaben speziellen Vertraulichkeitsauflagen unterliegen.

Die REWE Group macht keine Angaben zum monetären Wert signifikanter Bußgelder und der Gesamtzahl nicht monetärer Strafen wegen Nichteinhaltung von Umweltgesetzen und -verordnungen, da diese Informationen nicht konzernweit in erforderlicher Qualität vorliegen. Die Erhebung dieser Informationen ist auch in Zukunft nicht geplant, da der Aufwand der Datenbeschaffung nicht im Verhältnis zum Nutzen dieser Informationen steht.

Die REWE Group macht keine Angaben zum monetären Wert signifikanter Bußgelder und der Gesamtzahl nicht monetärer Strafen wegen Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften, da diese Informationen nicht konzernweit in erforderlicher Qualität vorliegen. Die Erhebung dieser Informationen ist auch in Zukunft nicht geplant, da der Aufwand der Datenbeschaffung nicht im Verhältnis zum Nutzen dieser Informationen steht.

Über Compliance Risiken wird im Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2021 ab Seite 28 berichtet. Sonstige Rückstellungen für Gerichts-, Prozess- und Rechtsberatungskosten werden in der Anhangangabe 34 des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2021 auf Seite 147 ausgewiesen.